Nel processo di gestione del contante, la riconciliazione bancaria rappresenta una delle attività più complesse e al tempo stesso strategiche. Per operatori che gestiscono volumi elevati e una rete articolata di caveaux – come ATM, filiali o GDO – garantire coerenza tra i flussi fisici e quelli contabili richiede massima precisione, rapidità e continuità operativa.

Oggi, grazie a soluzioni avanzate, è possibile affrontare questa sfida con un approccio integrato che combina controllo puntuale e capacità predittiva. Ogni movimento – in entrata o in uscita – viene registrato, verificato e attribuito al corretto canale di competenza, in un sistema che unisce consuntivo e un check in real time.

In questo articolo entriamo nel cuore di questo processo, raccontando come il servizio specializzato di CST consenta di gestire la riconciliazione quotidiana con la massima precisione, attraverso un controllo sulle operazioni a posteriori, dati aggiornati ogni 6 secondi e algoritmi predittivi progettati per anticipare le esigenze operative.

Il processo giornaliero di riconciliazione contabile: verifica, quadratura e previsione

Ogni giorno, un team dedicato esegue un insieme strutturato di operazioni per garantire la riconciliazione completa e la disponibilità dei dati contabili. Un vero e proprio circolo virtuoso, che garantisce una reale ottimizzazione operativa.

Vediamo nel dettaglio le fasi principali del flusso giornaliero:

1. Verifica delle uscite

   La contabilità inizia con la verifica di tutti i valori predisposti il giorno precedente. Vengono controllati gli importi e i tagli di banconote per prevenire disservizi causati da plichi o cassetti non predisposti. In caso di necessità, si procede a una predisposizione straordinaria in extremis.

2. Apertura delle giacenze

   Si visualizzano le giacenze, ovvero il saldo iniziale del giorno precedente, che coincide con il saldo finale del giorno precedente. Questa fotografia è il punto di partenza per tutte le successive verifiche.

3. Importazione dei flussi

   Vengono importati i flussi relativi alle macchine riferiti al giorno precedente, insieme ai dati provenienti dalle sale di ricontazione. In questo modo si ha un quadro completo di tutte le movimentazioni effettuate.

4. Chiusura operazioni

   Vengono chiuse formalmente tutte le operazioni del giorno precedente, sia in entrata che in uscita, consolidando i movimenti registrati.

5. Inserimento dati specifici

   Vengono inserite le informazioni su particolari selezioni di banconote, tra cui:

   • banconote logore

   • danneggiate

   • non riconosciute con certezza

   • presunte false

   A questi si aggiungono gli eventuali trasferimenti di valori tra caveaux e la segnalazione di eventi criminosi.

6. Ricalcolo saldi macchina

   A questo punto eseguiamo un primo ricalcolo dei saldi macchina, dei saldi per canale e per caveau. Viene effettuato tenendo conto della tipologia delle banconote e delle monete (buone, logore, non certe, presunte false).

7. Verifica e ricalcolo definitivo saldi macchina

   I saldi delle macchine vengono verificati con attenzione, confrontandoli con i flussi ricevuti. In caso di discrepanze o errori, è possibile impostare un movimento di variazione dei dati in ingresso, per garantire sempre una quadratura precisa. Si procede quindi al ricalcolo definitivo dei saldi macchina, canali e caveau e alla verifica finale.

8. Pubblicazione dei dati

   Una volta completate tutte le lavorazioni, i dati vengono pubblicati. La fotografia prodotta rappresenta uno stato cristallizzato della situazione del giorno precedente.

9. Invio dei flussi contabili

   Infine, vengono inviati i flussi contabili della giornata precedente suddivisi per tipologia:

   • flussi di contabilità generale

   • flussi riferiti ai movimenti da e per BankIT

   • flussi per la movimentazione dei conti correnti

Moduli e canali dei caveaux: una gestione centralizzata e completa

Ogni ATM si compone di due moduli distinti: uno dedicato all’erogazione del contante e uno al versamento. Ciascun modulo alimenta un canale operativo specifico: il modulo di erogazione confluisce nel canale ATM, mentre il modulo di versamento alimenta il canale Cash In.
A questi si affiancano altri canali fondamentali per una gestione completa dei flussi E ogni caveau è strutturato per gestire i seguenti canali operativi: le filiali, le macchine da cassiere, la GDO, Banca d’Italia (BankIT) e le rettifiche, che, come abbiamo visto, includono movimentazioni particolari come banconote logore o eventi criminosi.

Il sistema prevede una rendicontazione analitica del saldo di ciascun caveau, così articolata:

• Saldo totale per numero e valore delle banconote

• Saldo per banconote ricircolabili

• Saldo per banconote logore

• Saldo per banconote danneggiate

• Saldo per banconote non riconosciute con certezza

• Saldo per numero e valore delle monete

A supporto della gestione operativa, tool avanzati come BCM forniscono proiezioni automatiche di utilizzo, evidenziando impegni futuri e aggiornando in tempo reale i saldi attesi. Queste proiezioni includono anche le entrate già programmate, come i ritiri pianificati dalle macchine ATM.

Ogni lavorazione effettuata produce uno stato cristallizzato, una fotografia aggiornata alla mezzanotte del giorno precedente. Il sistema è alimentato anche da flussi operativi in tempo reale, con un ritardo medio di circa 6 secondi tra l’operazione sulla macchina e la ricezione del dato.

Dove i flussi real time non sono disponibili, entra in azione un algoritmo proprietario di previsione, basato su dati storici, ricorrenze, abitudini di utilizzo e frequenze. Il risultato è un sistema ad alta precisione, in grado di supportare decisioni operative e logistiche con un’elevata affidabilità.

Il servizio di CST non si limita quindi alla gestione quotidiana, ma consente di ottenere risposte puntuali su quanto valore sarà necessario in un determinato caveau, entro quale data e in quale composizione (tipologie e tagli di banconote e monete).

La riconciliazione bancaria del contante non è più un’attività che può essere affrontata con strumenti generici o processi manuali: oggi richiede competenze verticali, controllo continuo e tecnologie evolute. Grazie a un servizio specializzato come quello offerto da CST, è possibile affrontare con efficacia anche i contesti più complessi, garantendo coerenza tra flussi fisici e contabili, riducendo al minimo gli errori e migliorando la reattività operativa.

L’approccio integrato, che unisce aggiornamenti in tempo reale, algoritmi predittivi e gestione centralizzata, permette di trasformare la riconciliazione da semplice obbligo contabile a leva strategica per l’efficienza dell’intera filiera del contante.